Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold skal utarbeides og forbedres i samarbeid med verneombudet. Men hva er verneombudets rolle hvis en varslingssak oppstår?

Som verneombud har du en selvstendig varslingsplikt når det gjelder kritikkverdige forhold knyttet til arbeidsmiljøet – fare for liv og helse – trakassering og diskriminering – skade og sykdom. Du skal også kunne være en varslingsformidler hvis kolleger ønsker å fremme en sak av tilsvarende karakter via deg. Som verneombudet har du taushetsplikt om personlige forhold og skal ivareta konfidensialiteten til arbeidstaker som varsler.

Skal jeg informere mine kolleger om at de kan bruke meg som varslingsmottaker?

Dette bør klart fremkomme av virksomhetens skrevne varslingsrutine, og som alle bør kjenne til.

Kan jeg velge å ikke gå videre med varselet, fordi jeg synes det er en bagatell eller en sak som vedkommende selv bør ta seg av?

Ja, dette vil helt og holdent være din vurdering.

Har jeg et juridisk ansvar om å varsle?

Ja, du har en plikt til å varsle om alvorlige forhold, og som det står i arbeidsmiljøloven: «Blir et verneombud kjent med forhold som kan medføre ulykkes- og helsefare, skal verneombudet straks varsle»

Har alle arbeidstakere plikt til å varsle?

Ja, etter arbeidsmiljøloven har alle en medvirkningsplikt. Det vil innebære at blir en arbeidstaker klar over alvorlige forhold slik virksomhetens varslingsrutine beskriver, så skal det varsles.

Kan jeg som verneombud velge å varsle videre til hvem jeg vil?

Hvem som er varslingsmotaker vil fremkomme av virksomhetens varslingsrutine

Bør jeg som verneombud gi uttrykk for min oppfatning av saken?

Ja, i tilfelle hvor du mener at din kompetanse kan belyse varslingen ytterligere kan det være en fordel for å få en best mulig løsning på saken.

Hva om det er en tydelig konflikt, kan jeg velge side?

Nei, konfliktsaker er et rent ledelsesansvar.

Hva om ikke varselet blir behandlet, er det jeg som verneombud som skal følge opp?

Hvis du har vært varsler eller varslingsformidler må du følge opp slik virksomhetens varslingsrutine krever.

Skal jeg delta i videre behandling av varselet?

Nei, selve saksbehandlingen er et ledelsesansvar.

Virksomheter med minst 5 arbeidstakere plikter å ha skriftlige varslingsrutiner. Disse skal utarbeides i samarbeid med arbeidstakerne og tillitsvalgte/verneombud, og minst inneholde oppfordring til å varsle om kritikkverdige forhold, samt vise fremgangsmåte for mottak, behandling og oppfølging av varsling.
Det vanligste det varsles om er:
- Straffbare forhold, f.eks. korrupsjon og økonomisk kriminalitet
- Etiske og moralske forhold
- Brudd på interne rutiner og policyer
- Brudd på kravene til fullt forsvarlig fysisk og psykososialt arbeidsmiljø

HMS Norge har laget et webinar om varsling, der vi snakker med advokat Terje G. Andersen i firmaet Storeng, Beck og Due Lund. Her går vi gjennom roller, rettigheter og plikter i varslingsarbeidet.
Alle medlemmer i HMS Norge har fri tilgang til alle webinarer vi har laget, over 60 i tallet.

Sykenærvær betyr at man går på jobb, til tross for at man ikke er helt frisk. Det er et stort problem i Norge, men går ofte under radaren for vernetjenesten.

2 av 3 går på jobben med plager
En undersøkelse som HMS Norge nylig har gjort i samarbeid med Sunne organisasjoner as, viser at mer enn 2 av 3 av de spurte har gått på jobben med plager siste 3 mnd. 1 av 5 går med plager halvparten eller hele tiden. Av de som har plager, mener over 2 av 3 at plagene helt eller delvis skyldes jobben.

Det er ikke alltid like lett å vite hvordan vi skal håndtere kollegaer som sliter. Vi kan være redde for følelsesmessige reaksjoner vi synes er ubehagelige. Vi kan være redde for gråt eller at vi skal stå fast og ikke vite hva vi skal gjøre med vedkommende dersom de åpner seg med sine problemer. Hvordan gå frem?

Ansatte som sliter - Tør du? Spør du? Hva gjør du?

Det er ikke lett for noen når en medarbeider sliter. Det kan bli krevende for de rundt og det kan være utfordrende for den det gjelder. 

Arbeidsgiver har et ansvar for at det psykososiale arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig. Arbeidsgiver må innrette virksomheten slik at internkontrollen er på plass, som er et viktig verktøy for saksbehandlingen av arbeidskonflikter.

Av advokat (H) Nils H. Storeng Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. og advokatfullmektig Mona Mjøen McKiernan Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. Advokatfirmaet Storeng, Beck & Due Lund DA.

Trakassering kan få alvorlige psykiske konsekvenser for offeret. På den annen side, den som anklages påføres en stor belastning, der anklagen ikke holder mål.

Hva regnes som mobbing og trakassering?

Trakassering er alvorlig brudd på arbeidsmiljølovens 4-3 tredje ledd som slår fast at arbeidstakere ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Ansatte har plikt til å varsle om diskriminering og trakassering på arbeidsplassen.

Arbeidsmiljøloven definerer ikke innholdet i begrepene «trakassering» eller «annen utilbørlig opptreden». Diskrimineringslovene har derimot definert trakassering som «handlinger, unnlatelser eller ytringer som virker eller har til formål å virke krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende eller ydmykende.» Trakassering kan oppstå i mange ulike situasjoner, relasjoner og former. Et sentralt problem er at mange har sin egen subjektive oppfatning og selv definerer sine opplevelser som trakassering. Terskelen for hva som er krenkende er individuell. Vårt råd er å ikke påstå seg trakassert, uten at påstanden er godt vurdert og drøftet med «fagpersoner», verneombud / tillitsvalgt o.l.

Rettspraksis viser at det ikke er lett for arbeidstaker å nå frem med erstatningskrav med grunnlag i trakassering. Arbeidstaker må bevise trakasseringen. Bevisterskelen vil i praksis være høy. Rettspraksis viser at det i en viss grad legges til grunn en objektiv norm i den forstand at det ikke tas hensyn til den enkeltes nærtakenhet, med mindre man ikke burde forstått at vedkommende ville komme til å reagere på en spesiell måte.

Krav til arbeidsgivers skriftlige internkontroll

Internkontroll er alle tiltak som har til formål å ivareta helse, miljø og sikkerhet for de ansatte. Internkontrollforskriften skal sikre at alle virksomheter driver med systematisk, målrettet og dokumentert HMS-arbeid. Forskriftens formål er å fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen arbeidsmiljø og sikkerhet, forebygge helseskader og vern av miljøet, og gjelder for alle arbeidsgivere. Vår erfaring er at mange arbeidsgivere ikke tar den psykososiale internkontrollen alvorlig.

Arbeidsgiver har et ansvar for å legge til rette for at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. I dette ligger en plikt for arbeidsgiver til både å kartlegge arbeidsmiljørelaterte problemer og risikoer. Videre å innarbeide planer og tiltak for redusere risikoen, samt iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge skader. Det kreves løpende kontroll med arbeidsmiljøet og arbeidstakernes helse. Internkontroll og HMS-arbeid er en kontinuerlig prosess. Den skriftlige internkontrollen er et dynamisk verktøy som kreves vedlikeholdt og ikke minst, at alle ansatte er kjent med dette. Vår oppfatning er at alle ledere må skoleres og bekrefte overfor sin arbeidsgiver at man har nødvendig kunnskap. Per i dag er det kun øverste leder (daglig leder/adm.dir) som plikter å gjennomføre opplæring innen HMS.

Arbeidstakerne plikter å medvirke til at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig. De skal til enhver tid ha kunnskaper om arbeidsgivers arbeid for helse, miljø og sikkerhet (internkontroll). Hovedansvaret for arbeidsmiljøet påligger likevel hele tiden arbeidsgiver. Ledelsen må derfor forsikre seg om at administrasjonen driver et systematisk HMS-arbeid, med dokumentert internkontroll.

Et praktisk eksempel- Anklager om mobbing og trakassering m.v i kommunen Østafor

Kommunen Østafor er en liten kommune med ca. 2000 innbyggere. Arbeidsmiljøet har vært preget av uro over lang tid. En navngitt ansatt leder er beskyldt for seksuell trakassering i form av både muntlige og fysiske tilnærmelser overfor to yngre kvinnelige ansatte.

Verneombudet og tillitsvalgte har etterlyst tiltak for å undersøke faktum bak påstandene. Verneombudet har spesielt vært opptatt av å verne de som har vært utsatt for diskriminering og seksuell trakassering. Samtidig har verneombudet sagt klart ifra til rådmann, som kun har vært ansatt i 2 måneder, at den som er anklaget også har et «rettsvern». For kort tid siden fikk rådmannen brev fra Arbeidstilsynet om at tilsynet hadde mottatt en langt og alvorlig varselbrev om de samme forholdene, fra en gruppe navngitte ansatte som hadde krevd anonymitet. Arbeidstilsynet ba kommunen svare på hvilke tiltak som er eller vil bli, iverksatt, samt at kommunen ble bedt om å sende tilsynet internkontroll dokumentasjonen, så som prosedyrer for varsling, også anonyme varsler, prosedyrer for saksbehandling av arbeidskonflikter, og hva konkret kommunen hadde gjort så langt i saken. Tilsynet varslet at de ville følge opp saken, med mulige pålegg mot kommunen. Lokalavisen har hatt flere oppslag i saken, på lederplass og innlegg fra anonyme.

Rådmannen innkalte etter brevet fra arbeidstilsynet ledelsen til «hastemøte» for å sjekke kommunens HMS internkontrollsystem, særlig innenfor det psykososiale arbeidsmiljø og etterlyste konkret varslingsrutiner og rutiner for konflikthåndtering. Ledelsen ble svar skyldig.

Basert på ovenstående har Østafor åpenbart kommet «skjevt ut fra hoppkanten». Hvordan griper kommunen som arbeidsgiver fatt i en sak som dette?

Arbeidsgivers plikter når arbeidskonflikter oppstår

I eksemplet ser vi at kommunen ikke hadde internkontroll rutiner for saksbehandlingen av problemene som beskrevet. Dette gir kommunen et svært dårlig utgangspunkt for å rydde opp. Også kommunens omdømme lider, jf bla. oppslag i lokalavisen som erfaringsmessig er svært interessert i denne type saker.

Det kreves at internkontrolldokumentasjonen må være godt innarbeidet i virksomheten. Ledere må ha nødvendig kunnskap. Alle ansatte må ha gjennomgått dokumentasjonen og bekrefte at den er lest og forstått. Kommuneeksemplet viser det motsatte.

Kommunen plikter å undersøke påstandene og sørge for en forsvarlig saksbehandling for alle de involverte. De siste årene er det blitt mer og mer vanlig å bruke eksterne aktører, som advokatfirmaer, bedriftshelsetjeneste m.v, til å foreta eksterne granskninger, også kalt faktaundersøkelser. Men arbeidsgiver plikter ikke å bruke eksterne aktører for å ivareta en forsvarlig saksbehandling. I enkelte tilfeller kan dette bidra til at de involverte har større tillit til prosessen. Dette kan for eksempel gjelde dersom problemene i arbeidsmiljøet er relatert til påstander mot personer i ledelsen. Uavhengig av hvilken fremgangsmåte arbeidsgiver velger, må varsling og klager knyttet til arbeidsmiljøet følges opp og undersøkes nærmere. I prosessen er det viktig å sikre kontradiksjon for alle involverte parter, det vil si at alle må få bli hørt og få vite hvilke påstander som er fremsatt om dem, slik at de kan gi sin side av saken. De fleste saker har minst to sider.

En grundig og profesjonell saksbehandling vil kunne bidra til at de involverte kan oppleve at saken er blitt håndtert forsvarlig og at arbeidet gir et godt grunnlag for å iverksette adekvate tiltak for å gjenopprette et godt arbeidsmiljø. For å lykkes i dette arbeidet er det viktig at verneombud og arbeidsmiljøutvalg er involvert i prosessen fra dag 1. Det er viktig å ha god progresjon i arbeidet, slik at tidsfaktoren ikke blir unødig belastende for virksomheten og de involverte parter. Vår erfaring er at arbeidskonflikter er undervurdert som en skadefaktor, for de involverte, for arbeidsmiljøet og med store økonomiske konsekvenser for virksomhetene.