Dokumentasjon på arbeidet

Arbeidet som verneombud er ofte litt usynlig for verneområdet ditt. Du har en rolle som skal se til at lederen følger arbeidsmiljølovens og alle forskriftenes bestemmelser. Du skal se til at lederen din tar imot gode innspill fra ansatte og deres representanter, som du selv er. Dette kan skje i samtaler med sjefen, det kan skje når du hever stemmen din på personalmøter og det kan skje på møter der bare en liten gruppe møtes.

Å dokumentere arbeidet ditt er viktig og smart for alle. Et godt første skritt kan være å få fem minutter på hvert personalmøte, der du som verneombud kan snakke om det du gjør som vedrører alle. Verneombudets fem minutter gjør at du forbereder deg, gir informasjon til alle på en gang, og kan lettere få innspill fra de som valgte deg som sitt verneombud.

Jeg vil derfor slå et slag for de gode referatene!

Fremmer et ryddig og godt samarbeid

Referater fra møter der ideene koker og diskusjonen går høyt, kan ofte oppleves som unødvendig arbeid. Du vet hva du har sagt og gjort. Det vet også de andre på møtet. Likevel er det lurt å få det ned på papiret i et godt referat, som alle skal være enig i. Å vite hva verneombudet ga råd om, er lurt for alle.

For alle parter, og særlig for leder er det viktig å kunne dokumentere at møter, samtaler og medvirkning har funnet sted. De ansatte som har valgt deg som verneombud kan ønske å se etter om du tok opp utfordringen de meldte til deg.

Når innspillene skrives ned, blir de også ofte konkrete og saklige i formen. Det fremmer et godt samarbeid, i situasjoner som kan oppleves som vanskelige. Gode referater, som også ivaretar konfidensialiteter (taushetsbelagt informasjon), er derfor et viktige verktøy for et verneombud for sin egen del, for arbeidsmiljøet i møtet og for alle ansatte som du bærer stemmen til.

Spesielt viktig i AMU

I arbeidsmiljøutvalget (AMU) er referatene spesielle, fordi de ansattes representanter har stemmerett. Det skal skrives referater, og det må komme fram hva de stemmeberettigede har ment i sakene som behandles. Det er også tydelige føringer på hvordan et AMU skal behandle saker. Alt om AMU kan du lese om i denne (link) boken som Arne Bernhardsen har skrevet. Han er en av de kursholderne HMS Norge bruker. Du finner også god informasjon om AMU på vår egen AMU-portal. Den finner du HER.

I andre møter, som leder kaller inn til, har leder styringsrett. Den forutsetter at leder følger lovene som skisserer hvordan prosessen skal være, og at det leder bestemmer seg for ikke er i strid med regelverket. I disse møtene kan det gjerne skrives referater der konklusjonen til leder kommer frem, men det kan være nyttig for alle å få referatført hva bidragsyterne ga av innspill. På den måten deler alle parter sin virkelighetsforståelse, og det er smart, fordi da blir den litt likere. Lederen dokumenterer også at innspill har kommet inn før bestemmelsen er tatt – for det har de vel?

Bruk gjerne mail

Bruk gjerne mail som referatføring, hvis du har viktige samtaler med din leder om endringer som du som verneombud mener bør gjøres. Om dere har en prat på kontoret, kan det være svært nyttig å oppsummere konklusjonen på mail, etterpå, der ditt råd kommer fram, og det du oppfatter er leders konklusjon. Kanskje det viser seg at du har misforstått noe? Da skal du se at det raskt blir rettet opp og veien videre blir enklere for alle. Å minske graden av misforståelser er veldig arbeidsbesparende. Snakk med lederen din og kom fram til ordninger som er gunstig for deg i ditt verv og lederens oppgave med å legge til rette for arbeidet, på en måte som ivaretar og fremmer HMS for alle.

Sikrer god fremdrift

Jeg kjenner til bedrifter som slet med å gjennomføre risikovurdering på riktig måte. Verneombudet har en helt spesiell rolle der og skal tas med på risikovurderinger som skal gjøres med henblikk på arbeidsmiljøet. For å endre den dårlige kulturen, bestemte de seg for at verneombudet skulle signere på skjemaet for å vise deltakelse i prosessen. Litt etter litt ble HMS-arbeidet i bedriften litt mer systematisk og bra.

Sparer deg for ekstraarbeid i ettertid

Referater kan oppleves som unyttig tidsbruk i en travel hverdag, men sparer deg for veldig mye ekstraarbeid i ettertid. Husk, endringer av betydning for arbeidsmiljøet skal evalueres etter en stund, og som verneombud skal du være med på den evalueringen hvis endringen har berørt arbeidsmiljøet. Da er det lurt å kunne trekke fram referatene å se hva som egentlig var hensikt og mål med endringen – og evalueringen blir lettere å gjennomføre.

Del referatene med dine kolleger!

Husk å skrive referatene slik at alle involverte kan lese referatene og oppfordres til å gjøre det. La de ansatte bli nysgjerrige, så skal du se ditt verv blir spennende, funksjonelt og konstruktivt!
Og sist, men ikke minst; Arbeidstilsynet krever at saker som meldes inn til dem er behandlet på rett måte. Derfor vil de spørre om å få se referatene som er skrevet i sakens anledning.

Vil du gjerne ha tips til hvordan du løser utfordringen du som verneombud opplever? Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den. så tar vi utfordringen!