Hei, Ja. dette vil nok mange kjenne seg igjen i. Det er lett å legge systematisk HMS-arbeid til side og gjøre det som haster mest, hver eneste dag. Min påstand er at det bare fører til mer arbeid, flere uhell, unødvendige diskusjoner og lite utvikling av det gode arbeidsmiljøet, som er forutsetning for god produktivitet. Derfor er det nyttig og også pålagt å legge en plan for HMS-arbeidet. Det legger et grunnlag for evaluering, læring og utvikling.

Kap 3 i Arbeidsmiljøloven handler om virkemidlene i arbeidsmiljøarbeidet, og viser til Internkontrollforskriftens liste over hva som skal være til stede på en arbeidsplass. Dette kapitlet kan det være nyttig å ta en titt på for å finne en god metode for din arbeidsplass. Hvis du leser § 3.1 i arbeidsmiljøloven, vil du finne kravet til å lage en plan for HMS-arbeidet. Kan du finne arbeidsmiljøloven med kommentarer, vil du finne god veiledning i kommentarfeltet i boka.

God veiledning finner du også i Internkontrollforskriften (som ofte kalles HMS-forskriften). Denne forskriften forteller hvilke dokumenter som skal være skriftlig tilgjengelig for alle på arbeidsplassen. Se forskriftens § 5. Listen er god, og burde henge på veggen til deg og din leder!

Punkt 6 i denne bestemmelsen sier noe om en skriftlig plan for arbeidet. Det er hva vi kaller en HMS-plan, og bestemmer at virksomheten skal: "kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene"

Mitt forslag er at du tar en prat med din leder, og blir enige om hva som haster mest å få på plass på din arbeidsplass. Hvilke utfordringer finnes hos dere? Det er lurt å snakke med de ansatte og deres tillitsvalgte for å få en best mulig oversikt. Så kan dere vurdere om organisering av arbeidet er godt, eller om det er behov for forbedringer. Dette er det viktig å lage en plan på, for at det ikke skal glemmes, og for at alt ikke skal kastes opp sånn helt plutselig.

Det er leder som har ansvaret for å få HMS-planen på plass, men som verneombud skal du delta i dette arbeid. Dere skal også bli enige om hvilke hovedfokusområder det systematiske arbeidet skal sette søkelys på. Dette skrives opp i en årlig HMS-plan, som vedtas av AMU, hvis dere har det. Da blir det en naturlig rekkefølge på hva man griper fatt i og utvikler. Det er lurt å ikke være altfor ambisiøs. Ta det viktigste først, kanskje det er et lite felles kurs? Denne planen er juridisk bindende siden AMU har vedtatt den, men NB! Den justeres årlig og ved behov.
Med god vilje vil dette alltid utvikle organiseringen av arbeidet på en god måte. Dette vil igjen føre til økt kompetanse, produktivitet, mindre stress og mindre unødvendig sykefravær. Systematisk HMS kommer ikke av seg selv. Kravet om en skriftlig HMS-plan indikerer at man må bygge sten på sten for å få HMS-arbeidet til.

De andre dokumentene som i tillegg til HMS-planen skal være skriftlige og tilgjengelige for alle ansatte er:
- Bedriftens mål for helse, miljø og sikkerhet – det kan gjerne være overskriften i HMS-planen.
- Oversikt over bedriftens organisering, og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med HMS er fordelt – det betyr også at alle skal vite hvem som er verneombud.
- Etablere HMS-rutiner, basert på risikovurdering av arbeidet dere holder på med – både arbeidsutførelse, samarbeid og organisering av arbeidet skal risikovurderes. Opplæring i disse rutinene er essensielt for alle, og bør repeteres.
- Systematisk overvåkning og gjennomgang av avvik man oppdager, for å sikre at arbeidet fungerer som planlagt. Hvis man får flere HMS-avvik på en arbeidsoppgave, må man evaluere og eventuelt endre HMS-rutinen. En gjennomgang av HMS-avvik (uansett hvordan de er meldt inn) er derfor en kilde til læring og utvikling av arbeidsmetoden og arbeidsmiljøet.

Som du ser, for å få til HMS-arbeidet er det viktig å planlegge arbeidet. Bli enige, skriv det ned og få det eventuelt vedtatt av AMU. Da blir det orden i HMS-arbeidet og skuldrene kan senke seg litt etter hvert. Heldigvis trenger du ikke å lage et plandokument på egenhånd. På medlemssidene til forum for verneombud har vi lagt inn et forslag til mal for HMS-plan som du kan bruke. Du finner den under menyvalget «Verktøykassa». Lykke til!

Guro Skåre-Jullum
HMS Norge

IK-forskriftens § 5 pkt 6:  "kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene"