Er du forberedt?

Arbeidstilsynet har til oppgave å følge opp at norske virksomhetene følger arbeidsmiljølovgivningen og -forskriftene. For å sikre det, gjennomfører de ca. 12.000 tilsyn i året.
De kommer oftere til noen bransjer enn til andre. Har du bare kontoransatte, så kommer de sjeldnere. Noen ganger kommer Arbeidstilsynet uanmeldt. Som regel får du beskjed på forhånd. Uansett; du bør være forberedt.
Den gode nyheten er at vi vet ganske godt hva de spør om. Og så veldig vanskelig er de ikke å tilfredsstille deres krav. Om man bare kjenner lov og forskrift og følger disse. Er du forberedt på at de kommer?

70 % får pålegg – noen får tvangsmulkt

Et av våre medlemmer fikk nylig besøk. Det resulterte i 6 pålegg. Hadde de vært bedre forberedt, så hadde det blitt null. Men ingen grunn til panikk. 70 % av tilsynene fører til pålegg. Noen får også tvangsmulkt. Og i noen få tilfeller stanser Arbeidstilsynet arbeidet inntil visse forhold er rettet opp.

De mest typiske sakene de spør om

Om du forbereder deg på punktene nedenfor, slipper du å bekymre deg dersom de skulle komme. Vi tar konkret utgangspunkt i tilsynsrapporten fra et av våre medlemmer. Den er en god del forkortet, og vi har naturligvis anonymisert den. Innholdet skulle allikevel gjelde de aller fleste.
Vi har i denne artikkelen bare fokusert på det som gjelder helse, miljø og sikkerhet.

Arbeidstilsynet ba om skriftlig dokumentasjon på:

• Hvordan virksomheten utfører systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid

• Hvordan virksomheten kartlegger alle risikoforhold med utgangspunkt i arbeidsoppgaver, arbeidssituasjoner som utføres

• Synliggjøring av plan om gjennomføring av risikovurdering av relevante forhold. Planen skal være tidfestet og med ansvarlige for gjennomføring.

• Kopi av risikovurdering, tiltaksplan og rutine for opplæring for følgende maskiner: (....)

• Oversikt over hvordan nødvendig opplæring er gitt og hvem som har mottatt slik opplæring.

• Beskrivelse av hvordan eksisterende avviksrutiner er iverksatt i virksomheten.

• Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver har sikret at arbeidstakerne, verneombud og tillitsvalgte har medvirket i prosessen for å avdekke uheldige arbeidsbelastninger og risikoer slik at målrettede tiltak for å forebygge kan iverksettes.

• Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket

Henvisning til bestemmelser i lov og forskrift

I tilsynsrapporten henvises det til en rekke bestemmelser som det er brudd på blant annet disse:
• Det er brudd på Arbeidsmiljølovens § 3.1 første og andre ledd, (at det sørges for systematisk HMS-arbeid på alle plan, og de detaljerte kravene til kartleggingen), samt på forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 7.1 sjette ledd (krav til kartlegging og risikovurdering).
• Det fastslås at virksomheten riktignok har et avvikssystem, men at det ikke brukes aktivt nok, slik lov og forskrift krever
• Det er brudd på Arbeidsmiljølovens § 3-5 (opplæring av ledere), samt forskrift om organisering, medvirkning og ledelse § 3-18 (opplæring av verneombud og AMU-medlemmer)
• Det er brudd på AML § 6-5 (om opplæring av verneombud) og § 7-4 (om opplæring av AMU-medlemmer)

Dokumentasjon av arbeidsavtaler og valg av verneombud

Tilsynet spurte også om dokumentasjon av arbeidsavtaler for midlertidig ansatte, og registrering arbeidstid, da dette ikke forelå fullstendig. Videre påpekte Arbeidstilsynet at verneombudet var utpekt og ikke valgt.

Vanlige, og ikke urimelige krav

Dette er ikke et «strengt» Arbeidstilsyn som kommer med urimelige krav. Tvert om, så du ser du at det er det helt vanlige spørsmål de stiller. Utfordringen er at mange forstår at de både må dokumentere hva de gjør, og faktisk gjøre det.
Etterlevelse er forpliktende og konkret. Dessverre er det ikke nok å si at «Ja da, det har vi på plass». Når man begynner å dokumentere oppdager mange at man faktisk ikke har alt på stell. Bedre før var enn etter snar.

Se figur nedenfor som gir konkrete tips om hva du kan gjøre FØR, UNDER og ETTER at Arbeidstilsynet har vært på besøk. Ellers så finner du mye nyttig stoff her: https://www.arbeidstilsynet.no/om-oss/tilsyn/