Så var det er våkent hovedverneombud som tok saken opp i sentralt AMU. Hun ba om å få de sykemeldte til å i større grad markere om sykefraværet var arbeidsrelatert, og i større grad melde HMS-avvik på bud-rutene for å se om det kunne være en sammenheng mellom arbeidsmiljøfaktorer og sykefraværet.

Det viste seg etter hvert at det ofte var svært glatt når budene gikk ut av bilen mot postkassene. Fall, med påfølgende muskel- og skjelettlidelser, samt et par beinbrudd, var viktigste sykefravær i kortere og lengre tid.

AMU i bedriften satte i gang en grundig opplæring i viktigheten av å melde HMS-avvik, for både ansatte og ledere. Vernetjenesten var aktivt med i å argumentere for dette. På den måten fikk de bedre oversikt over det fysiske arbeidsmiljøet for budene, og de konkrete utfordringene budene slet mest med. Og det var altså særlig at det var glatt om vinteren. Det var mye is og manglende strøing. Siden det ofte ikke ble satt inn vikar ved sykefravær, måtte budene ofte kjøre lengre ruter, og tidspresset meldte seg.
Handlingssirkelen ble brukt for å for å finne en best mulig løsning. I denne artikkelen skal vi løse problemet med høyt sykefravær grunnet glatt underlag, altså isdekte veier vinterstid, for bud i et budfirma.

Handlingssirkelen, slik gjorde de det

Handlingssirkelen har fem trinn:
1. Mål
2. Risikovurdering
3. Vedtak/strategi
4. Gjennomføring
5. Evaluering

La oss gå gjennom de fem trinnene, og hva som ble gjort i bedriften.

1. Et klart mål

HMS-avvikene ble fremmet for AMU som fast post på dagsorden. AMU så etter hvert en tydelig og overaskende god sammenheng mellom glatt underlag om vinteren, mange nesten-ulykker og mange fall. Det var fortsatt sommer da saken ble behandlet gjennom flere AMU-møter, som de hadde hver fjerde uke.
Målet for AMU i denne saken ble å få til en kraftig reduksjon i arbeidsrelatert sykefraværet som om vinteren var på nesten 15%. De tallfestet målet på reduksjonen til 50% nedgang i første prøveperiode, som var vintermånedene november og desember.
For å få til dette var det viktig å fortelle om kampanjen til alle ansatte, minne de ansatte på at HMS-avvik var verdifulle, og at de ved sykdom fortalte legen om sykefraværet kunne skyldes arbeidsmiljøforhold. Kampanjen ble satt i gang med en gang, i samarbeid med AMU sine representanter, linjen, de tillitsvalgte og vernetjenesten.

2. Risikovurdering av de beste forslagene

Det sentrale hovedverneombudet mente at det var helt nødvendig med obligatorisk personlig verneutstyr (PVU) for budene, i form av vintersko med pigger. Det måtte være sko med god isolasjon slik at de verken ble for varme eller for kalde, og det måtte tillegges en HMS-rutine som påla budene å bruke skoene. Dette skapte en stor diskusjon i AMU og i hele bedriften. Man etablerte noen egne undergrupper som samlet inn tips og tanker fra alle ansatte. Til slutt ble de tre forslagene som utviklet seg, risikovurdert og behandlet i distrikts-AMU og til slutt i sentralt AMU:
1. Obligatoriske og rimelige pigg-sko for å forhindre at man skled på glatt underlag om vinteren, med klar beskjed om at det var opp til budene å velge sko med plass til tykke sokker slik at de ikke frøs.
2. Obligatoriske og ikke så billige pigg-sko som var gode å ha på foten og godt isolert, slik at budene ikke ble fristet av å ta dem av seg, eller la være å bruke dem.
3. Oppfordring til budene om å bruke pigg-sko og gi alle en engangssum til kjøp av pigg-sko på kr 1 000,-

3. Vedtak om videre strategi

Det ble til slutt vedtatt at det var opp til distrikts-lederen å vedta en av disse løsningene, i samarbeid med de ansattes representanter og vernetjenesten. Det var en vanskelig tid, der mange var uenige, men uenighetene var saklige og alle minnet hverandre om i AMU at valget skulle evalueres før man konkluderte en felles løsning for hele bedriften.

4. Gjennomføring

De ansatte fikk konklusjonen av sin toppleder i hvert distrikt, etter grundige samtaler med de tillitsvalgte og hovedverneombudet. To distriktsledere valgte løsning nr. 1. To distriktsledere valgte løsning nr. 2 og ett distrikt valgte løsning nr. 3. Alle vedtak ble gjort etter diskusjon med ansattes representanter, og i referatet kom innspillene fra ansattes representanter tydelig frem. De var ikke enige i sin leders vedtak i enkelte distrikter. Likevel var styringsretten gyldig, og de ansattes representanter minnet hverandre om en evaluering der både målet og prosessen skulle evalueres.

5. Evaluering

Evaluering av tiltaket ble gjort over nyttår. Kom de i mål? Burde noe justeres? Til tross for at ekstra gode vernesko var dyre å kjøpe for arbeidsgiver, gikk korttidsfraværet så mye ned der forslag nr. 2 ble vedtatt og gjennomført, at de sparte over 10 prosentpoeng med fravær i de aktuelle vintermånedene da fraværet gikk fra 15% til 5 %. De dyre verneskoene som de ansatte selv valgte å bruke fordi de også var behagelige, var en åpenbar vinner når man målte nedgang i sykefraværet. De andre distriktene fikk litt lavere sykefravær, men slet med å motivere de ansatte til å faktisk bruke pigg-sko eller kjøpe egnede sko selv.
Også prosessen ble evaluert. Man var enig i at AMU-diskusjonene hadde fungert fint, fordi alle kom forberedt til møtene, kjente til HMS-avvikene og hadde samme forståelse for målet som skulle oppnås. Uenighetene underveis ble holdt på et saklig nivå, og de lederne som opplevde at deres vedtak ikke hadde ført til et ønsket mål, ble anerkjent for evnen til å utføre styringsretten på riktig måte. Organisasjonen var godt fornøyd med resultatet, og de ansatte fikk virkelig oppleve at det å melde HMS-avvik og nesten-ulykker tjente arbeidsplassen.

Lønnsomhetsvurdering av tiltaket

En økonom i virksomheten beregnet lønnsomheten av tiltaket. Han brukte følgende forutsetninger:
Ett tapt dagsverk koster 3.400 kr
- (alt fravær var korttidsfravær, ingen refusjon fra NAV)
Nye sko koster 3.400 kr
- (de varte ett år, da nye sko måtte kjøpes inn igjen)
Nedgangen i fravær gjaldt 100 ansatte i fem vintermåneder
Alle skjønte med én gang at dette var et lønnsomt tiltak, om du så bare sparte ett eneste dagsverk hver vintersesong. (Du bruker 3.400 kr og du sparer 3.400 kr). Men her sparte man ikke ett dagsverk, men 10 dagsverk totalt per ansatt hver vinter. En krone investert ga ti kroner tilbake, altså et ekstremt lønnsomt tiltak.
Dessuten: vikarbruken gikk ned, doble vakter og for høyt arbeidspress ble sjeldnere, og kvaliteten på tjenesten gikk opp. Blant annet så de at feilleveringer skjedde svært sjelden. Feilleveringer ga alltid ekstra arbeid. Og ikke minst: de ansatte følte seg veldig godt ivaretatt. Det økte lojaliteten og motivasjonen hos alle.
Konklusjonen ble at AMU enstemmig anbefalte ledelsen å innføre obligatorisk vernesko av god kvalitet, der de ansatte kunne velge den beste løsningen for seg. Dette ble vedtatt sentralt og gjennomført i alle distriktene. HMS-rutinen ble skrevet og behandlet i AMU. De ansatte forpliktet seg til å følge den.

Om du vil lære mer om hva sykefravær egentlig koster, og hva du kan spare ved godt sykefraværsarbeid, kan du lese boken til Christian Rafn og Chris Ottesen, HMS = Økonomi – verdien av å forebygge.

Systematisk HMS er arbeidslivets grammatikk

Handlingssirkelen er en form for arbeidslivets grammatikk, der rekkefølgen betyr alt. Metoden brukes i mange sammenhenger hver dag i hele verden, og rekkefølgen er alltid den samme, Dokumentert samarbeid med de ansattes representanter er viktig. Det gjelder hverdagslige og små endringer, og det gjelder store og alvorlige krisehåndteringer. Metoden er hva vi kaller systematisk HMS.
HMS123 og handlingssirkelen er et universalt verktøy
Handlingssirkelen er hovedpoenget i «HMS123», som det ofte vises til på kurs som holdes av HMS Norge og andre.
Å bruke systematisk HMS og risikovurderinger før arbeidsgiver velger strategi, gjør vanskelige situasjoner litt mindre vanskelig! I vårt eksempel gikk arbeidsrelatert sykefravær mye ned, og det var varig. Bra for de ansatte og riktig kjekt for bedriften som investerte sitt overskudd i enda bedre rammer for budene sine. Se videoen under, så får du en kort innføring i HMS123.