Klar agenda

Snakking i gangene, klaging over lunsjen og «quiet quitting» (at man gjør så lite som mulig og kun det man er pålagt) fordi jobben blir lite givende er dårlige løsningsstrategier for de ansatte – her er det viktig at du som verneombud minner om muligheten til å melde HMS-avvik. Det er mye bedre enn gang-sladring. Å være konkret er viktig. Det er også viktig å spørre seg selv hvilken agenda du har, når du ber om en samtale med en som ikke er slik du selv mener er best. Skal du bare få gørra ut, er det bedre å gå en tur og la tåka lette. Du finner ikke en god løsning ved å bøtte ut masse gørr. Du må finne din gode vilje. Agendaen skal være konstruktiv og løsningsorientert – og den agendaen skal du virkelig bære i deg. Dette må mange jobbe litt med, og her får du noen gode verktøy.

Analyser utfordringen

Har du et arbeidsmiljø bak deg, gir det deg en trygghet. Snakk likevel på vegne av deg selv, det er aller best. Si hvordan du opplever situasjonen. Den kan gjerne utfordres ikke sant? Og for all del, ikke overdriv. Ikke generalisere og si at det alltid er slik eller aldri er sånn. 

Metoden du inviteres til å bruke i denne artikkelen, forutsetter egentlig at det er rom for en løsning. Det finner du ikke ut av før du har forsøkt. Evalueringen av samtalene du har gir ofte forslag til veien videre.

De fleste konflikter skyldes misforståelser, og kan derfor løses. En liten andel skyldes uenigheter – men saklige uenigheter kan utvikle produksjonen på en god måte. Vær derfor ydmyk og undrende. Ikke snakk med utropstegn! Om det er grove brudd på etiske regler, vær tydelig på at dette må løftes til en som har mulighet til å reagere adekvat. Mobbing og trakassering er slike saker. Erkjennes ikke utfordringen har du et ansvar å løfte saken opp, uansett hvilken rolle du har på jobben.

Så altså: Vær den beste utgaven av deg selv. Vær veldig saklig om hvordan du opplever situasjonen. Vær gjerne konkret om hva som bør endres, og få gjerne til en avtale om oppfølging og evaluering om en stund. Å være tydelig på konsekvenser er viktig. Da vet den du snakker med at du tar ansvar. Som verneombud, eller som leder. I dette arbeidet, kan du gjerne bruke kjernekvadranten. Det er en enkel og godt gjennomprøvd metode.

Vær den beste utgaven av deg selv – bruk gjerne teorien om kjernekvadranten

Vi har alle vært på vranga. Når vi er trygge og har en god streng i oss, er vi mye klokere, rausere og greiere enn det vi er når vi opplever at mye går oss imot og ingen gir deg den anerkjennelsen du fortjener.

Metoden knyttet til kjernekvadrant-teorien er brukt i mange lederutviklingsprogrammer så vel som i familieterapi. Metoden gir deg en oppskrift på mer selvinnsikt. Da kan du også lettere hjelpe andre til å se sine talenter og sine fallgruver. Du kan få et mini-kurs gjennom HMS Norge hvis du tar kontakt. Det beste er at det er flere med på et slikt lite kurs, og at man holder av noen timer. Selve øvelsen i seg selv gjør at du lettere modererer egen adferd, og vet hvordan du best kan møte de store utfordringene, som for eksempel en vanskelig samtale.

Alle har mange gode talenter. Det er gjerne egenskaper du har hatt siden du var barn og som faller deg naturlig. Men i alle talenter ligger også dine fallgruver hvis du ikke kontrollerer dem. Slik er det også med den du skal ha en samtale med. Hvis talentet til den du skal snakke med tydelig anerkjennes av deg, er det lettere å gi en utfordring i hvordan man kan bremse litt opp og bli litt bedre i sin atferd. Som regel bunner for eksempel dårlig lederatferd eller lite samarbeidsvilje hos en ansatt i at talentet til vedkommende er utfordret. Finn dine egne gode talenter og bruk dem i samtalen. Finn talentene som berører saken til den du skal snakke med. Når det er gjort, finner dere ofte løsningen. 

Handlingssirkelen

Deretter griper du fatt i handlingssirkelens fem punkter. La oss ta dem punkt for punkt. Den første runden i handlingssirkelen gjør du med deg selv, før samtalen. Den andre runden i handlingssirkelen gjøres med den du skal ha samtalen med.  

Du har allerede konkludert at du har et mandat, så det første som nå gjøres er å etablere et konkret og godt mål. Dette målet presenterer du også for den du skal snakke med.

Risikovurdér de forskjellige veiene mot målet. Da legger du til rette for samtalens forløp, som er blitt veldig løsningsorientert. Du skal følge rådene om å være en ydmyk og hele tiden lete etter beste måte å gjøre denne delen av samtalen til en utviklende og løsningsorientert samtale.  Bli gjerne litt kjent med vedkommende. Kan det være bakenforliggende årsaker du ikke kjenner til? Du kjenner sikkert de tre spørsmålene; Hva kan gå galt? Hva kan jeg gjøre for å unngå at det går galt? Hva kan jeg gjøre for å minimere skaden hvis det går galt likevel?

Dette spør du deg selv om før samtalen, og dette spør dere om sammen når dere velger en løsning på veien videre. Dette er punkt to i handlingssirkelen, som du ser under: 

I punkt tre konkluderer du din strategi, før møtet, og dere konkluderer en strategi for å løse utfordringen til den du snakker med. Strategien er lettere å lage hvis risikovurderingene er godt reflektert og dere er enige så langt.

I punkt fire gjennomfører du samtalen, eller setter ut i livet det dere er blitt enige om i samtalen. Ha målet klart hele tiden. Kan hende dere trenger flere møter, og litt oppfølging underveis. Det er viktig å holde dialogen ved like. Vær på lag hvis dere sammen finner ut at noe kan endres! Det er dette som kan bli utfordringens vendepunkt! Her merker du om strategien fungerer.

Sett en deadline for en evaluering. Det er punkt fem i handlingssirkelen. Det kalles også internrevisjon og betyr rett og slett at man spør hvordan det gikk. Kom du i mål? Kan noe justeres? Gikk samtalen fint? Dette er det store læringspunktet, og forteller deg om det er rom for en løsning. Hvis det ikke er rom for løsning, melder du i fra til noen som da kan ta over og gjøre noe med det.

HMS er arbeidslivets og livets grammatikk

Denne metoden brukes i mange sammenhenger hver dag i hele verden. Vi får alle servert store menneskelige utfordringer innen politikk og samfunnsliv i media, hele tiden. Prøv da å finne det sannsynlige målet som er satt av de som holder på. Mål, risikovurdering, strategi, gjennomføring, og evaluering. Dette er rekkefølgen. Dette er den grammatiske rekkefølgen i all strategi som handler om endringer, enten det er hverdagslige endringer eller store og alvorlige krisehåndteringer. Dette er handlingens grammatikk. 

Se for deg hvilke risikovurderinger de som står i stormen har gjennomført, og se innslagene i media med et nytt og analytisk blikk. De bruker handlingssirkelen, men det er ikke alltid at de har husket å evaluere sine egne og de andres talenter, og mange av våre størst ledere i landet og i verden kan snuble nettopp fordi man ikke balanserer i de beste talentene hos seg selv og de man vil finne en løsning med.

Følger du denne oppskriften, og øver deg i hverdagen blir du hakket dyktigere enn de flinkeste blant oss. Og det du må huske er at det er mer enn godt nok at du gjør så godt du kan.

HMS 1-2-3 er et universalt verktøy

Vi følger med på handlingssirkelen i media også. Se bare på de store skandalene vi har hatt i Norge, der politiske ledere har snublet i sin etterrettelighet. Hvilke mål hadde de først og hvilke mål lagde de da krisen dukket opp? Hvilken strategi valgte de? Hvordan ble gjennomføringen mottatt?

At de har brukt handlingssirkelen er lett å se. Handlingssirkelen er hovedpoenget i HMS123, som det ofte vises til på kurs som holdes av HMS Norge og andre.

Handlingssirkelen er en form for arbeidslivets grammatikk, der rekkefølgen i forvaltningen betyr alt. Å analysere din egen agenda er en risikovurdering i seg selv. Å bruke systematisk HMS og risikovurderinger på din strategi gjør alltid vanskelige situasjoner litt mindre vanskelig! Metoden er universal og brukes også til den vanskelige samtalen.

Se presentasjon av HMS1-2-3 her