Jeg har hatt vervet som hovedverneombud (HVO) i mange år, og har en rimelig god oversikt over hva jeg gjorde i året som gikk, og hva jeg bør sette søkelys på i året som kommer. Men, hva vi i vernetjenesten holder på med er egentlig veldig få som har peiling på. Hvordan er det mulig å gjøre vårt arbeid og organisasjonens HMS-utfordringer mer kjent for ansatte og styret?

Hilsen erfarent HVO

Takk for et godt spørsmål!
Synliggjøring av vernetjenestens arbeid er viktig. Det gjøres ved referatføring på møter der vernetjenesten skal gi råd, det gjøres ved felles møter der alle verneombudene koordinerer sin innsats og det gjøres ved signering på søknader knyttet til byggesaker, der deltakende verneombud skal signere søknaden, for å nevne noen åpenbare områder. Hvordan kan synliggjøringen av arbeidet gjøres mer helhetlig og nyttig for bedriftens øverste ledelse, ansvarlige linje og deres ansatte?

Rammene for verneombudets arbeid

Arbeidsmiljøloven og dens forskrifter er erfaringsbasert. Det betyr at den er praktisk orientert i forhold til det som er opplevd som utfordringer i arbeidslivet, og justeres med jevne mellomrom. Det er veldig bra. Samtidig henger loven av og til litt etter dagens utfordringer. Det er det mange som mener er tilfellet med listen over verneombudets oppgaver i Kap 6. Mange opplever samtidig at listen over oppgaver er uttømmende. Det er den ikke. Derfor er det fullt mulig for AMU eller ledelsen å legge til viktige oppgaver for vernetjenesten, så sant oppgavene vedrører arbeidsmiljøarbeidet og ikke bryter med andre regler i lov og forskrifter.

Bedrifter med en aktiv vernetjeneste har kanskje et AMU i tillegg, som på mange måter er vernearbeidets viktigste møteplass. Der diskuteres og vedtas alt som har med arbeidsmiljø og vernetjenesten å gjøre. På denne måten er AMU det møte et verneombud skal prioritere aller høyest, og vernetjenesten er faktisk de eneste med fast plass i AMU, for de ansatte.

AMU kan gjerne bestemme arbeidsmiljørelaterte HMS-oppgaver som vernetjenesten skal ta del i eller gjennomføre. Særlig god inspirasjon for deg, finner du i Arbeidsmiljølovens § 7-2 (6) som lyder:

(6) Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi rapport om sin virksomhet til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Direktoratet for arbeidstilsynet kan gi nærmere regler om årsrapportens innhold og utforming.

Kravet om en årsmelding fra AMU er naturlig nok for å få til en bedre flyt i AMU sitt HMS-arbeid. Erfaring fra arbeidslivet i Norge viser at HMS-arbeidet til bedriften i mye større grad får fokus hvis også vernetjenesten leverer sin årsrapport.

Effekten av vernetjenestens årsrapport

Vernetjenesten er uavhengig av linjen, og nytteverdien for ansatte og styrende organer gjennom å se hva vernetjenesten faktisk arbeider med er veldig stor. Tenk bare på de store arbeidsmiljøutfordringene store bedrifter i Norge har opplevd de siste årene. En av de viktige tilbakemeldingene er at de styrende organer ikke i særlig grad forsto hvor alvorlig HMS-utfordringene var, da de leste bedriftens årsrapport, heller ikke AMU-rapporten. Der ledelsen og vernetjenesten samarbeider godt, vil en uavhengig årsrapport fra vernetjenesten gi et godt bilde på hvordan vernetjenesten faktisk bistår ledelsen i det ansvaret de har for å holde HMS-arbeidet aktivt.

Det er med andre ord lurt at vernetjenesten hvert år oppsummerer hva de har brukt tiden på arbeidet til. Det synliggjør tidsbruken for verneombudene selv og for ledelsen som mest sannsynlig vil forsterke sin forståelse av at vernearbeid tar tid. Det synliggjør også de temaene som er tidskrevende. Det kan være veiledning av andre verneombud, det kan være møter med for- og etterarbeid, det kan være arbeid knyttet opp mot manglende bruk av HMS-rutiner eller det kan være deltakelse i underutvalg knyttet til byggeprosjekter, etablering av nye rutiner, og alt du kan tenke deg er knyttet til organiseringen av arbeidet på din arbeidsplass.

Årsrapporten som verktøy for det videre arbeidet

I en slik årsmelding kan det være lurt å evaluere arbeidets karakter, og om dialogen med ledelsen forsinker eller forsterker det gode HMS-arbeidet. En rapport og en årsplan koordineres av deg som HVO, så alle verneombudene bør rapportere inn sitt årlige arbeid til deg. Et lite tips; ikke la det bli for mange sider å lese! En årsrapport som ikke er mer enn tre sider blir i større grad lest enn en kjempelang rapport med unødvendige detaljer. Og for all del; vær saklig, uten utropstegn og vær trygg på at du ikke kommer med påstander som ikke underbygges. Tenk på at du skriver en årsrapport for å vise alle de andre vernetjenestens viktige arbeid. En kort, saklig og presis årsrapport fra vernetjenesten blir spennende og interessant lesning!

Slike årlige årsrapporter kan dessuten gi en god begrunnelse for hva vernetjenesten ønsker å sette søkelys på til neste år. Dette kan gjøres i en årsplan, en slags konklusjon på årsrapporten. Årsplanen er ikke begrensende for arbeidet, men vil vise hva vernetjenesten ved årets slutt mener er nødvendig hovedfokus for bedriften, for å utvikle HMS-arbeidet.

Ringvirkninger av vernetjenestens årsrapport

Det som kommer fram i en slik årsplan, blir nyttige innspill for bedriftens kommende HMS-plan. Derfor bør planen legges fram for AMU. Som verneombud er du de ansattes representant, og du kjenner deres arbeidshverdag. Det er derfor nyttig at de ansatte får innsyn i denne rapporten, som selvfølgelig må overholde taushetsplikten når det er nødvendig. Dessuten er det viktig å levere årsrapporten til de som er leder for bedriften, det være seg øverste leder eller styret i en privat bedrift, eller departement/politisk ledelse, hvis man arbeider i offentlig virksomhet. På denne måten får de øverst ansvarlige, som ofte kan være litt distansert fra de ansatte, et godt innblikk i hvordan det står til blant de som faktisk utfører de tjenestene arbeidsplassen din er satt til å gjøre, sett med verneombudenes øyne.
At vernetjenesten gjennom dette arbeidet fungerer enda mer forutsigbart, gir ledelsen i bedriften en stor fordel og det blir lettere for dem å ha en planmessig utvikling av HMS-arbeidet. Systematisering av arbeidet gjennom årsplaner og årsrapporter vil bevisstgjøre alle i bedriften. Bedriftens øverste ledelse vil få vite hva vernetjenesten bidrar med. Noen ganger er det også, som nevnt, nødvendig å sikre at øverste ledelse får helt konkret beskjed om hvilke HMS-utfordringer man faktisk har i bedriften, det være seg svak forståelse for verdien av melding av HMS-avvik, svak forståelse for varslings-håndtering eller svak forståelse av for eksempel praktisk bruk av HMS-rutiner.
Den siste gode ringvirkningen jeg vil nevne, er at ingen er verneombud eller hovedverneombud i evig tid. Når en ny person overtar vervet etter deg, er vedkommende sikret dokumentasjon på hva du og de andre verneombudene har arbeidet med i vernetjenesten. Å lese tidligere rapporter gir god læring og praktisk overføring til nye i vervet. Det gjør overføring av vervet mer effektivt.
 

Vil du vite mer?

Vedtak om en årsmelding og plan for videre arbeid fra vernetjenestens side kan vedtas i AMU. Vil du vite mer kan vi gjerne komme på besøk til ditt arbeidsted og forklare hvordan en årsrapport fra vernetjenesten kan senke skuldre til de som arbeider med HMS-arbeid hos deg.