Hei Guro,

Jeg snakket nylig med vårt hovedverneombud som var oppgitt fordi et par nyansatte på en spesifikk avdeling ikke så ut til å kjenne til noen av HMS-rutinene. Her har vi kanskje sviktet litt. Hva må med, synes du? Jeg er selv fersk i HR-avdelingen på min arbeidsplass, og ser at vårt onboarding-program i liten grad nevner dette med vernetjenesten, AMU og HMS-rutiner som alle skal følge. Onboardingen er ellers ganske grei. Vi er et lite firma med bare 60 ansatte, så kjøp av et onboarding-opplegg er nok ikke så aktuelt. 

Hilsen fersking i HR

Hei, og takk for godt spørsmål.

Informasjon om HMS-rutiner og systemer er viktig for alle nyansatte og avgjørende for å komme raskt i gang med arbeidet. Du bør melde ifra til din leder om utfordringen du har oppdaget. Verneombudet kan også melde inn saken til AMU, og fremme en sak om viktigheten av riktig form for onboarding. Her får du og verneombudet noen enkle tips til løsning på utfordringen. Jeg vet ikke hvilken bransje du arbeider i, så tipsene er prinsipielle og en slags liste du kan plukke fra.

1. Hvordan er det systematiske HMS-arbeidet organisert hos oss? Legg fram en organisasjonsplan for fortell om hvem som har HMS-roller på jobben, hvem som sitter i AMU og hvor man kan finne AMU-referater.

2. Hvordan fungerer HMS-avvikssystemet hos oss? Fortell og vis fram hvordan man melder HMS-avvik, og hvordan innmeldte avvik blir løst.

3. Vis fram HMS-planen. Fortell hvorfor punktene som står der er valgt ut, foreslått av AMU og vedtatt av øverste leder.

4. Vis oversikt over de risikovurderingene dere har gjort på arbeidsplassen. Det kan være svært lærerikt å gjøre dette med en nyansatt som kan spørre om alt mulig den første tiden! Gode spørsmål fra en nyansatt lett utvikle HMS-organiseringen til å bli mye bedre.

5. Vis fram alle HMS-rutiner på arbeidsplassen, og særlig de som gjelder på avdelingen til den nyansatte. Det er helt nødvendig for den som er ny å bli kjent med disse. Første dagen på jobb griper dere fatt HMS-rutiner som er nødvendig å kunne for å oppholde seg på arbeidsplassen (som brann-rutiner og andre almene rutiner). Bruk av personlig verneutstyr (PVU) kan også være HMS-rutiner man griper fatt i på første arbeidsdag.

Det er ikke alltid du som leder eller HR-ansatt er den beste, eller har nok tid til å onboarde den nyansatte på HMS-rutinene. Ledelsen har ansvaret for at dette blir gjort, men kan gjerne be verneombudet om hjelp! La verneombudet gå igjennom HMS-systematikken med den som er ny på jobben. Da blir de også kjent og den ansatte vet hvem som er verneombud. Å vite det før første dag er over gjør godt. Lykke til!