Nedenfor ser du noen eksempler og forslag til løsninger:

NB! På HMS-Tinget/Verneombudets dag den 14. november vil vi ta for oss rolleforståelse, dilemmaer og de vanligste utfordringene du møter som verneombud. Du får også muligheten for å melde inn egne problemstillinger til diskusjon og gjennomgang.

Konflikt mellom to ansatte 

Verneombudet: «Jeg ser at det er en del gnisninger mellom et par av mine kolleger. De hever stemmen hver gang de snakker sammen og beskylder hverandre for å ikke kunne samarbeide. Skal jeg ta opp dette med deres leder eller vente inntil en av de involverte ber om min hjelp? Det kan jo hende støvet legger seg»

Svar: Ja, det kan godt hende at støvet legger seg, som du sier. Men som verneombud er det nettopp din rolle å si fra og å rapportere videre til deres leder. Og jo tidligere en slik konflikt kan oppdages, jo større sjanse er det for å finne en god løsning. Så det er flott at du fanger opp slike signaler. Si fra – det er bedre å si fra en gang for mye enn for lite! Men før du sier fra, kanskje du skal høre med de to, og si at det ser ut til at de sliter litt med samarbeidet? Du skal verken ta parti eller megle, men det kan være greit å vite hva de tenker. En annen ting er at du som verneombud skal påse at virksomheten har rutiner for å fange opp konflikter og dårlig psykososialt arbeidsmiljø. Det kan være gjennom arbeidsmiljøundersøkelser eller medarbeidersamtaler. Har dere tilfredsstillende rutiner og prosedyrer på det området?

Litt for mye hjemmearbeid?

Verneombudet: «Jeg er bekymret for en kollega som i stadig større grad velger å jobbe hjemmefra og ikke tar del i det sosiale miljøet på jobben.
Skal jeg ta en samtale med min kollega og forsøke å få ham/henne til å vise seg mer på jobb igjen?»

Svar: Kanskje er det er ting i arbeidsmiljøet som ikke er som det bør være. Men først må du være sikker på at det er et valg fra medarbeiderens side og ønske om å trekke seg tilbake, og ikke en avtale med leder, der kanskje leder har tatt initiativ og vært på «tilbudssiden». Det enkleste er nok å snakke med leder og høre hva han/hun tenker. Og uansett nevne det du nevner med det sosiale miljøet. På sikt vil folk som holder seg utenfor fellesskapet kunne falle utenfor også arbeidsmessig. Kollegaene kan også stilltiende «utelukke» vedkommende. Det er i så fall neppe ønskelig. NB! Det er din oppgave å si fra til leder om dette. Men du må ikke forsøke deg som psykiater. Det må ledelsens ta ansvar for. Det er også din oppgave, mer generelt, å sikre at virksomheten har en ordning for hjemmekontor som er fullt forsvarlig, både fysisk og psykososialt. I dette tilfelle gjelder det det psykososiale. Det skal både kartlegges systematisk og følges opp når det ikke er godt nok. Om du etter en tid ser at ting ikke har skjedd må du huske å følge opp saken. Snakk med lederen igjen.

Krenkende lederatfered

Verneombudet: «Lederen min har ofte en litt frekk og krenkende tone overfor enkelte av de ansatte. Jeg føler at mange av mine kolleger misliker dette. Skal jeg høre med mine kolleger om min magefølelse stemmer? Og om jeg har rett, hvem rapporterer jeg til om dette? Styret?»

Svar: Interessant og vanskelig spørsmål! Ledere er «bare mennesker» som man ofte sier, og de kan være like frekke som oss andre vanlige ansatte. Det at man er leder gir ofte frekkheten ekstra tyngde og kan såre mer enn om det er fra en kollega. Det er ikke alle ledere som forstår dette. Mitt tips er at du først snakker med noen ansatte og hører hva de tenker. Opplever de leder som krenkende eller er det bare ditt personlige inntrykk? Får du dine antakelser bekreftet, så gå til leder og si noe sånt som at «det er noen medarbeidere som kan synes det er ubehagelig å snakke med deg. De kan føle seg litt truet. Eller noe slikt. Ikke si at han/hun er frekk eller krenkende. Da går de fleste i forsvar. Å ta utgangspunkt i hva de ansatte føler og opplever kan være mer fruktbart Ellers så bør slik også kunne fanges opp i arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeidersamtaler. Aller helst i medarbeidersamtaler. Der bør samarbeidsrelasjonen være tema. Selv om det heller ikke er en garanti for at alt blir bra. Mange medarbeidere vil kvie seg for å si fra til egen leder. Derfor er det fint med et aktivt verneombud som fanger opp det som flere kansje opplever, og bringe det videre på en saklig og ikke-bebreidende måte. Lykke til! Dene problemstillingen er vanligere enn du kanskje tror. De fleste konflikter er med leder, ikke mellom kollegaer.

Trives de ansatte på jobben?

Verneombudet:«Jeg lurer på hvor godt de ansatte egentlig trives på jobben. Derfor har jeg lyst til å ta en prat med hver enkelt for å høre hva de mener og hva jeg kan gjøre hvis de mistrives.
Er det en god ide?»

Svar: Fint at du viser engasjement, men dette er ikke din rolle. Verneombudet skal ikke gå en «psykososial vernerunde» Det gjør man riktignok i Sverige, men vi har ikke verken regelverk eller tradisjon for det. Vi har derimot lang tradisjon for gode arbeidsmiljøundersøkelser og medarbeiderundersøkelser. Sjekk om disse inneholder gode spørsål om trivsel og engasjement. Trenger du tips, så snakk med oss i HMS Norge. Vi har noen tips om hva en god medarbeiderundersøkelse bør inneholde.

Dårlige forhold på hjemmekontoret

Verneombudet: «En kollega jobber mye hjemmefra. Jeg mistenker imidlertid at hun ikke har skikkelige arbeidsforhold der hjemme. Jeg har lyst til å ta en tur hjem til henne for å sjekke hva som eventuelt må gjøres. OK?»

Svar: Som verneombud har du ikke rett til å komme på hjemmebesøk til din kollega. Samtidig skal du passe på at dine kolleger har et trygt og sikkert arbeidsmiljø. Dette er et vanskelig dilemma. Ledelsen har ansvaret for arbeidsmiljøet, og du må derfor påse at den følger opp de som jobber hjemmefra og kartlegger deres situasjon. Det vanlige er å gjøre det gjennom undersøkelser. Dersom medarbeider samtykker, kan ledelsen, og evt. du som verneombud, komme hjem til vedkommende og se hva som skal gjøres. Arbeidsmiljøet på hjemmekontor skal være fullt forsvarlig, både hva gjelder ergonomi, inneklima og psykososialt arbeidsmiljø, akkurat som på den vanlige jobben.

Erting eller mobbing - skal jeg ta en prat med ham?

Verneombudet: «En stillferdig type her på kontoret blir ofte offer for morsomheter og det som kan nærme seg mobbing. Han har aldri rapportert noe om det til meg, men jeg ser han misliker det og han holder seg mye for seg selv. Jeg har lyst til å hjelpe ham og planlegger en prat med ham. God ide?»

Svar: Ja, det er en god ide. Det er i utgangspunktet den ansatte selv som bestemmer om det bare er vennlig og uskyldig erting, eller en form for mobbing. Hvis han eller hun føler ubehag, så er det all grunn til å ta det opp med leder til de som erter.

Altfor mye å gjøre

Verneombudet: «Ledelsen pålegger de ansatte altfor mange oppgaver, og det jobbes mye overtid. Som verneombud bekymrer jeg for at dette på sikt kan medføre et dårligere arbeidsmiljø og høyere sykefravær.

Ingen har klaget til meg ennå, men jeg opplever at dette ikke er bra i lengden. Hva gjør jeg?»

Svar: Dette er en klassisk og viktig problemstilling! 25 % av norske arbeidstakere opplever å ha for lite kontroll i forhold til arbeidskravene. (https://noa.stami.no/arbeidsmiljofaktorer/krav-kontroll-og-belonning/jobbkontroll/)
For stor arbeidsmengde og for lite kontroll kan føre til både fysiske og psykiske plager. 68 % av norske arbeidstakere går or eksempel på jobb med muskel-skjelettplager. 3 av 5 av disse sier det skyldes jobben (https://noa.stami.no/helse-og-fravaer/muskel-og-skjelettsmerter/fa-oversikt-muskel-og-skjelettsmerter/)
Slike plager synes ikke alltid på vedkommende, men det føles! Ofte skyldes det at man har for mye å gjøre, for korte tidsfrister og arbeider under press. Dette må kartlegges.
Hva er sykefraværet for avdelingen eller de det gjelder? Er det høyt, er det all grunn til å gripe inn. En god arbeidsmiljøundersøkelse fanger opp om man har for mye å gjøre, for vanskelige arbeidsoppgaver eller for mye variasjon.
Dette er helt i kjernen av hva et verneombud bør bry seg om. Vær sikker på at dere har gode nok systemer for å fange opp slikt, og at ikke folk går på jobb med unødige plager. Det går ut over velvære, kvaliteten på det dere leverer og i siste omgang går det ut over økonomien.

Private problemer

Verneombudet: «En av mine kolleger ble nylig skilt fra sin kone gjennom mange år. Jeg har selv opplevd dette, og vet hvor vanskelig det kan være. Som verneombud tenker jeg at jeg må ta meg ekstra av ham, og høre hva jobbe kan gjøre for ham for å dagene til å bli litt lettere. Bør jeg gjøre det?»

Svar: Det er bra du bryr deg og bryr deg om! Dette er klart et tema som vernetjenesten kan fokusere på. Men man må gå varsomt frem. Det er jo ikke forhold på jobb som er årsaken, men hans private utfordringer kan gå ut over jobben. Kanskje trengs tilrettelegging av oppgaver? Han trenger ganske sikkert litt ekstra omsorg og omtanke. Akkurat hvordan du skal vise det, er ikke nødvendvis så klart. Men vis at du bryr deg. Enkle spørsmål som «Hvordan går det»? Eller «Er det tungt å være på jobb etter skilsmissen» bør kunne gå greit. Men føl deg frem. Noen vil gjerne ha mye oppmerksomhet. Andre vil heller «lide i stillhet» Det må også respekteres. Snakk gjerne også med vekommendes leder for å høre hva han/hun tenker. Det er ofte ikke så mye som skal til. Det viktigste er ofte å vise at «vi ser deg, og er det noe så si fra. Vi er her for deg».

Mangler i HMS-systemet

Verneombudet: «Jeg ser det er store mangler i HMS-systemet. Dette har jeg lyst til å gjøre noen med, bl.a. få laget noen nye prosedyrer og planer. Hvis ikke jeg gjør det, hvem skal gjøre det? Sjefen er passiv! Men er det riktig? Bør jeg gjøre dette?»

Svar: Som verneombud skal du delta i utarbeidelse og vedlikehold av HMS-systemet, men det blir feil om du på eget initiativ gjør dette. Du skal melde fra til ledelsen om du ser slike mangler i HMS-systemet, men arbeidet er ledelsens ansvar og skal gjøres i samarbeid med verneombudet. Kom gjerne med forslag til forbedringer, og påpek hva som kanskje mangler. Men det er altså ledelsens ansvar. Dette er helt sentralt i verneombudsarbeidet. Flott at du følger med og er aktiv!

Har du spørsmål om din rolle? Send oss gjerne en epost til Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.