Kontorarbeid - Risikokartlegging og behovet for HMS-rutiner

Risikokartlegging for kontorarbeid? Trenger vi DET da? Og HMS-rutiner? For på «på kontor er det vel ingen risiko, vi sitter jo bare der»?

Ja, det er kanskje (litt) sant, men kjenner du det engelske slagordet at «sitting is the new smoking»? Det er ikke bra for helsa å sitte stille i det lange løp. Og det er mer en bare ergonomi å ta tak i.

Først og fremst det psykososiale og organisatoriske arbeidsmiljøet: Er vi godt og rettferdig organisert og ledet? Samarbeider vi godt uten unødige konflikter? Men også inneklimaet. Er det tilfredsstillende? Og kontorløsningen, er den optimal? Undersøkelser viser at bare 10% av kontorarbeidere ønsker åpent landskap!

Selv om kontorarbeid slipper unna de alvorlige fysiske farene med fall, klem og bruk av utstyr og verktøy osv., så må vi gå svært systematisk til verks- også for å kartlegge og finne gode tiltak.

En helsefremmende arbeidsplass – vernetjenestens ansvar

Målet med HMS-arbeidet og oppgaven til verneombud, AMU-medlemmer og ledere er å sikre et helsefremmende og meningsfylt arbeidsmiljø som er fullt forsvarlig, psykisk og fysisk. Det er et stort ansvar.

«Oppskriften» for å oppnå dette står, som mange vet, i internkontrollforskriften § 5. Hovedoppgaven er å kartlegge risiko og komme med tiltak som hindrer at man blir negativt påvirket av arbeidsmiljøet. Lettere sagt enn gjort, kanskje, men det er en lønnsom bruk av tid og penger.

De fem gruppene risiko

La oss starte med Arbeidstilsynets oversikt over de fem gruppene risiko eller arbeidsmiljøutfordringer, som de kaller det. Alle virksomheter bør ta en titt på denne først, og så bestemme hva som er mest aktuelt for dem. I teorien kan alle gruppene også gjelde kontorarbeid.

Arbeidsmiljøfaktorer 5 områder

Hvilke forhold er da mest aktuelle for kontor? Her er noen viktige stikkord:

Organisatorisk

- Uklare eller kryssende forventninger
- Manglende prioriteringer
- Manglende kompetanse
- Urealistiske tidsfrister, for høy arbeidsmengde
- Hyppige og uklare omorganiseringer
- Mangelfull opplæring
- Lite medvirkning i beslutninger
- Dårlig eller mangelfull ledelse
- Kunstig intelligens introduseres uten tilstrekkelig mål og opplæring

Slike forhold kan medføre stress, usikkerhet, føre til feil og ineffektivitet, konflikter, overbelastning, stress og utbrenthet med mer. Kartlegger dere godt nok?

Psykososialt

Lite kontroll over egen arbeidshverdag og hvordan løse oppgaver

- Dårlig ledelse
- Konflikter på arbeidsplassen
- Mobbing eller trakassering
- Vold, trusler
- Manglende sosial støtte fra kolleger
- Lite anerkjennelse eller belønning
- Alltid tilgjengelig på nett, uten klare grenser
- Isolasjon ved hjemmekontor

Slike forhold kan medføre stress, utbrenthet, søvnløshet, psykiske belastninger, konflikter, følelse av ensomhet med mer.
Merk at de organisatoriske og psykososiale faktorene kan overlappe hverandre.

Fysisk

- Kvaliteten og sikkerheten på bygg og utstyr
- Inneklima, luft, lys og støy, temperatur, luft, fuktighet, gass, sopp
- Brann, elektrisk utstyr
- Smitte
- Snublefare, glatt gulv

Feil og mangler kan gi en rekke kroppslige plager.

Ergonomisk

- Arbeidspult, stol, skjerm, størrelse og plassering og mulighet for justering etc.
- Plassering av utstyr og evt. mus
- Pauser

Mangler kan gi varige plager i nakke, skulder, rygg, hodepine, tretthet, betennelser etc.

Kjemiske og biologiske

- Mulige kjemiske faktorer
- Rengjøringsmidler
- Toner fra printere
- Løsemidler
Annet?

Mulige biologiske eksponeringer for mikroorganismer.

- Virus og bakterier (forkjølelse, influensa)
- Muggsporer ved fuktskade i bygg
- Dårlig rengjorte ventilasjonsanlegg
- Mangler kan gi hudirritasjon, allergier, smitte, hodepine etc.

Kartlegging av risiko

Vi skal IKKE gå inn på kartlegging av alle disse risikoene. Arbeidsmiljøkartlegging mer i detalj er en annen artikkel. Du kan også lære om det i HMS Norges e-læringskurs for verneombud, AMU-medlemmer og ledere. Kursene er bransjerettet og der finner du det meste.

Hovedkravet i Arbeidsmiljøloven er at alle virksomheter er pålagt å «kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risikoforholdene i virksomheten…» som det heter i Arbeidsmiljølovens § 3-1.2.C. Det er ingen vei utenom, selv for kontorarbeidere.

HMS-rutiner for kontor

Det kan virke rart og litt overraskende på noen at vi snakker om HMS-rutiner for kontor. Er ikke det mest for fysiske arbeidsplasser som bygg, anlegg, industri, transport med mer?

Ja og nei. Hvem har sagt at man ikke kan lage rutiner for å redusere faren for muskel-skjelettplager, støyplager, konflikt, unødig overtidsarbeid, trakassering, smitte eller manglende medvirkning?

Her er noen stikkord og tips med eksempler fra noe av det vi nettopp har vært igjennom:

Hva er en HMS-rutine?
En HMS-rutine er en skriftlig, systematisk fremgangsmåte som beskriver hvordan en arbeidsoppgave skal utføres trygt og helsemessig forsvarlig for å unngå skader, ulykker og uheldig belastning. Dette er et lovpålagt krav (internkontrollforskriften) som tilpasser sikkerhetstiltak til bedriftens risikobilde

Ansvar for utarbeidelse av HMS-rutiner

Ledelsen (arbeidsgiver)

Ledelsen har det overordnede ansvaret for at virksomheten har nødvendige HMS-rutiner og at rutinene faktisk tas i bruk og følges opp.

Verneombud

Verneombudet har ikke beslutningsansvar, men skal ivareta arbeidstakernes interesser i arbeidsmiljøsaker og medvirke i utvikling og forbedring av HMS-rutiner.

Arbeidsmiljøutvalget (AMU)

AMU skal behandle saker som har betydning for arbeidsmiljøet og kan dermed foreslå at det utvikles eller revideres HMS-rutiner der det er behov. De kan også bidra til kvalitetssikring av rutinene.

HMS-ansvarlig (dersom virksomheten har denne rollen)

HMS-ansvarlig fungerer som faglig koordinator og kan utarbeide forslag til rutiner, følge opp risikovurderinger og bidra til systematisk HMS-arbeid. Rollen er å støtte ledelsen og sikre struktur og kontinuitet i HMS-arbeidet, men det juridiske ansvaret ligger fortsatt hos arbeidsgiver.