Vi har snakket med Arbeidstilsynet som sier klart at det ikke nødvendigvis må være ett dokument. Men oversikten må være «lett tilgjengelig» og forståelig for alle ansatte og tilsynsmyndigheter. Det må være «en rød tråd» i den skriftlige dokumentasjonen.

Her er noen konkrete forslag til innhold og hvordan du kan bygge opp dokumentasjonen:

Punkt 4: Kartlegging og risikovurdering
«Virksomheten skal kartlegge farer og problemer og vurdere risiko»

Dette kan naturlig dokumenteres skriftlig, f.eks. i:

- Risikoanalyser, Sikker jobb analyse-skjemaer,

- Sjekklister, vernerundeskjema og avviksskjema

- Arbeidsmiljøundersøkelser

Punkt 5: Tiltaksplan og gjennomføring
«Basert på risikovurderingen skal det utarbeides planer og tiltak for å redusere risiko»

Dokumentasjon kan være:

- Tiltaksplaner med ansvar og frister

- Protokoller fra HMS-møter og arbeidsmiljøutvalgsmøter 

- Beskrivelse av forebyggende tiltak.

- HMS-rutiner

Punkt 6: Rutiner for avvikshåndtering
«Virksomheten skal ha rutiner for å håndtere avvik»

Dette kan inkludere:

- Skjemaer og prosessbeskrivelser for avvikshåndtering

- Logg over innmeldte og behandlede avvik

Punkt 7: System for oppfølging

«Virksomheten skal kunne vise at HMS-arbeidet følges opp».

Dette dokumenteres gjerne gjennom:

- Revisjonsrapporter

- Internkontrollrutiner

- Årsrapporter og evalueringer

Punkt 8: Systematisk overvåkning og gjennomgang
«Virksomheten skal jevnlig overvåke og gjennomgå internkontrollsystemet for å sikre at det fungerer som forutsatt. «

Dette innebærer å evaluere om:

- HMS-rutinene faktisk etterleves i praksis

- Avvik og uønskede hendelser følges opp systematisk

- Risikovurderinger og tiltaksplaner er oppdatert 

- Arbeidstakere har nødvendig kunnskap og involveres i forbedringsarbeidet

Den skriftlige dokumentasjon kan bestå av:

- Årlige revisjonsrapporter

- Internkontroll- og ledelsesgjennomganger

- Referater fra møter i arbeidsmiljøutvalg/verneombud

- Handlingsplaner og forbedringsprotokoller

Hvis dere ikke har noe dokumentert skriftlig fra før, så begynn enkelt og utdyp og nyansér etter hvert. Kommer Arbeidstilsynet på besøk er dette som regel det første de spør om.

Lykke til!

Internkontrollforskriften § 5

Lenke til Internkontroll-forskriften