Siste året har jeg gjentatte ganger tatt opp behovet for et HMS-avvikssystem, behovet for risikovurderinger og varslingsrutiner, for å nevne noe. Og alt bare seiler. Hva gjør jeg da? 

Hilsen verneombud som vil ha HMS-orden

Hei,

Dette vil nok en god del av både ledere og verneombud kjenne seg igjen i. Det er lett å legge systematisk HMS-arbeid til side og gjøre det som haster mest i driften, hver eneste dag. Da glemmer man ofte de gode HMS-rutinene og min påstand er at hastverk også på dette området er lastverk. Det fører ofte til mer arbeid, unødvendige diskusjoner og lite utvikling av det gode arbeidsmiljøet, som er forutsetning for god produktivitet. 

HMS-planen strukturer arbeidet

Arbeidet må planlegges, evalueres og utvikles. Og ett av hjelpemidlene man derfor skal ha på en arbeidsplass er en plan for HMS-arbeidet, sånn at man kan holde søkelys på bedriftens viktigste utviklingsområder innen HMS. 

Om du ser i internkontrollforskriften (som ofte kalles HMS-forskriften) står det hvilke dokumenter som skal være skriftlig tilgjengelig for alle på arbeidsplassen i § 5. Den listen er god, og burde henge på veggen.

Punkt 6 i denne bestemmelsen sier noe om en skriftlig plan for arbeidet, altså en HMS-plan. Den bestemmer at virksomheten skal:

"...kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene"

Mitt forslag er at du tar en prat med din leder, og blir enige om hva som haster mest å få på plass på din arbeidsplass. Hvilke utfordringer finnes hos dere? Det er lurt å se om organisering av arbeidet er godt, eller om det er behov for forbedringer, og dette er det viktig å lage en plan på. Som verneombud skal du bli tatt med på dette arbeidet av din leder, og dere skal bli enige om hvilke hovedfokusområder det systematiske arbeidet skal sette søkelys på. 

Sett HMS-avvikssystem på HMS-planen

Du skriver at det meste flyter og at dere ikke har et funksjonelt HMS-avvikssystem. Det kan være en god prioritering på årets HMS-plan hos dere. Når alle ansatte og ledere er blitt opplært i og forholder seg til et HMS-avvikssystem som fungerer oppdager man mye lettere hvor HMS-systematikken trenger en oppgradering.  Sett derfor opp på HMS-planen at dere skal etablere, utvikle og undervise alle i bruken av HMS-avvikssystemet gjennom året som kommer, og gjerne gjøre en evaluering på hvert AMU-møte. HMS-avvikssystemet skal være passe stort til din bedrift. Er den liten kan det hende at en postkasse på pauserommet er nok. Ansvarlig leder har ansvaret for å lukke avvikene. Verneombudet skal delta i dette arbeidet. Det gir dem god kompetanse om hva som bør utvikles av HMS-kompetanse og HMS-systemer på arbeidsplassen.  

Risikovurderinger og varslingsrutiner 

Du skriver også at du etterlyser risikovurderinger og varslingsrutiner. Dette er også fine HMS-temaer som skal inn på en HMS-plan. Du kan gjerne foreslå disse to punktene på planen. Du kan for eksempel foreslå at det innen 1. juli skal fremlegges et forslag til varslingsrutiner til behandling i AMU. Et lite underutvalg får ansvar for å arbeide fram et forslag på varslingsrutiner, og AMU bestemmer hvem som skal sitte i dette underutvalget. Etter behandling i AMU skal lederen bestemme om disse varslingsrutinene skal brukes. AMU bør evaluere rutinene i løpet av året, for å se at de fungerer etter hensikten. 

Når det gjelder risikovurderinger handler dette om fortløpende arbeid gjennom hele året, med jevnlige evalueringer og justeringer, gjerne med tilhørende HMS-avvik som begrunnelse. Sett opp på HMS-planen at et underutvalg lager en status på hva som må risikovurderes. Det må også lages en oversikt over hva som allerede er risikovurdert og har fått HMS-rutiner som skal følges, av det samme underutvalget. Underutvalget rapporterer til AMU, og arbeidet er egentlig vedvarende gjennom hele året. Husk å lære alle ansatte opp i disse rutinene!   

Husk tidsfrister og tidspunkter for evaluering

Disse tre punktene – HMS-avvikssystem, risikovurderinger og varslingsrutiner - eller andre viktige HMS-punkter skrives opp i den årlige HMS-planen, som vedtas av AMU. Husk å skrive tidsfrister og tidspunkter for evaluering. Det er vanlig å evaluere løpende punkter på HMS-planen på hvert AMU-møte, om ikke enda oftere. 

AMU kan vedta eller anbefale HMS-planen

Noen steder velger man at AMU vedtar HMS-planen. Andre steder velger man at AMU gir en anbefaling på HMS-plan og at øverste leder har ansvar for å gjøre en endelig beslutning. Da synliggjøres ansvaret for at HMS-planen følges. Om øverste leder og AMU ikke er enig i HMS-planen bør de sette seg ned og diskutere den på nytt. Her er det viktig at alle drar i samme retning. Planen er juridisk bindende, men kan justeres gjennom behandling i AMU ved behov. 

Bidrar til å utvikle organiseringen av arbeidet i riktig retning

Med god vilje fra ledelsens side vil dette arbeidet alltid utvikle organiseringen av arbeidet på en god og faktisk mindre stressende måte, enn hvis man opplever å hele tiden mase om de samme tingene. Dette vil igjen føre til økt produktivitet, mindre stress og mindre unødvendig sykefravær. Systematisk HMS kommer ikke av seg selv. Planen indikerer at man må bygge sten på sten for å få dette til. Og i dette arbeidet er HMS-planen en liten og kanskje litt undervurdert skatt.

Lykke til med arbeidet!